Les applications indispensables des professionnels efficaces

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Si vous êtes souvent débordé par le travail, par vos ​projets personnels ou par la recherche de nouveaux défis, il y a de bonnes chances que vous​ souhaitiez profiter d'outils productifs pour accomplir vos tâches. Et lorsque l’on a beaucoup à faire, il est tout à fait naturel de vouloir travailler sans perdre du temps tout en obtenant des résultats de qualité, n’est-ce pas? 

Heureusement, il y a une panoplie d’outils qui peuvent être utilisés dans ce but. Le Web regorge d’options multiples si bien qu’il peut parfois être difficile de déterminer ce qui est le mieux.

Pour vous aider dans vos choix, nous vous présentons dans ce qui suit, des outils très utiles pour ​valoriser ​votre travail en maximisant ​votre temps et vos ressources. Ces outils sont disponibles sur le web, dont plusieurs sous la forme d’applications qui peuvent être utilisées sans frais. Par ailleurs, notre choix s’est arrêté sur les options les plus simples à utiliser qui proposent également des tutoriaux instructifs pour un apprentissage autonome et rapide.


9 outils incontournables pour travailler de manière efficace et productive​

LastPass

​Sécuriser ses mots de passe

LastPass

Avez-vous plusieurs applications nécessitant des mots de passe dont vous devez vous rappeler? La sécurité en ligne est-elle importante à vos yeux? Si oui, le mieux est de débuter avec un gestionnaire de mots de passe fiable comme LastPass. Si vous n'utilisez pas déjà un gestionnaire de mots de passe, vous utilisez probablement soit les mêmes mots de passe sur de nombreux sites Web ou sinon vous avez des notes, documents ou des chiffriers où tous vos mots de passe sont écrits. Ces deux options constituent une pratique dangereuse pour votre sécurité en ligne. Avant toute chose, assurez-vous d’utiliser un gestionnaire de mots de passe. Last pass résoudra ce problème de sécurité et vous facilitera grandement la vie.

Hubspot

Gérer son réseau de contacts

Hubspot CRM 

Pour le professionnel qui aiment accroître son réseau, Linkedin regorge de possibilités. Par contre, si vous êtes de ceux qui aime garder un oeil sur l’évolution de ses contacts, Hubspot offre de nombreux avantages sur Linkedin. Par exemple, plus besoin d’avoir la carte d’affaires d’une nouvelle relation en main pour obtenir son numéro de téléphone. Hubspot vous permet de centraliser les coordonnées et les échanges avec votre réseau à un seul endroit qui est accessible de votre portable, tablette et ordinateur. De plus, il y a de nombreux autres avantages dont les outils marketing, les formulaires, les mails et bien d’autres qui permettent de garder un contact continu avec des collègues, prospects, clients et autres.

Grammarly

Vérifier ses textes

Grammarly

Si la qualité de votre travail vous tient à coeur, Grammarly vous donnera un sérieux coup de main. L'application d'écriture gratuite de Grammarly vous permet de vérifier le contenu de vos messages, vos documents avant qu’ils atteignent l’étape de la publication au grand public. C’est un outil indéniablement précieux pour s’assurer d’avoir des écrits qui sont clairs, sans erreur et ont un impact significatif. Avant de publier quoique ce soit ou d’envoyer un document important, vérifiez-le!

CANVA

Obtenir des images professionnels

Canva

Canva est au contenu visuel ce que Grammarly est au contenu textuel, un outil incontournable. Pour la création d’images à insérer dans un rapport ou infographies destinées aux réseaux sociaux, cette application peut dépanner très rapidement. Elle est simple à utiliser et fournit des images professionnelles en quelques minutes qui peuvent être téléchargées dans des formats variés tels que jpeg, pdf, png, etc. Par ailleurs, Canva regorge d’images qui vous permettront de dynamiser vos photos et infographies en visuels époustouflants. La bibliothèque ​de Canva contient plus de 2 millions de photos, d'icônes et d'illustrations, dont des milliers d'images gratuites.

Vistaprint

​Personnaliser sa papeterie

Vistaprint

Vous tenez à ce que votre matériel graphique bénéficie d’une présentation visuelle de qualité? Vous aimeriez commander des cartes arborant votre logo, de la papeterie personnalisée à vos couleurs, des invitations imprimées sans l’aide d’un graphiste? Eh bien, vous pouvez faire tout ça sur Vistaprint en choisissant parmi les centaines de modèles déjà prêts que vous pouvez personnaliser selon vos préférences.

MySignature

Créer une signature professionnelle

MySignature

Si vous avez pris le temps de créer une papeterie à votre image, il est probable que vous voudrez en faire de même pour la signature qui s'insère automatiquement au bas de vos missives électroniques. MySignature est un outil convivial qui vous permet de concevoir votre propre signature mail. Le logiciel met à votre disposition toutes les informations usuelles: adresse, téléphone, ​extension, etc. Par ailleurs, vous pouvez aussi y ajouter une bannière, votre site internet, vos réseaux sociaux, etc. Il propose également une large sélection de modèles adaptés à tous les types d’activités.

GSuite

​Emporter ses dossiers partout

GSuite

Que ce soit pour des données à compiler sur un chiffrier, une présentation à préparer ou un document à créer, Gsuite rassemble tout ce qu’il vous faut sur le Cloud. Par ailleurs vous pouvez l’utiliser pour discuter avec des collègues (hangouts) ou pour travailler sur des dossiers (documents, chiffriers, présentations, etc.) en mode partage. En ajoutant à cela gmail pour échanger des messages et calendar pour gérer les activités à son agenda, drive pour obtenir un espace de stockage sur le cloud, on obtient un véritable ordinateur personnel disponible partout.

Draw.io

Illustrer des processus et schémas

Draw.io

Draw.io est un logiciel gratuit de création de diagrammes en ligne. C’est l’application idéale pour la création d'organigrammes, de diagrammes de processus ou pour la schématisation de réseaux à intégrer à vos rapports et présentations. Il s’agit d’un outil véritablement utile pour illustrer ses idées, procédés et concepts par schémas. D’ailleurs, Draw.io en propose des dizaines qui ont fières allures pouvant être personnalisées à souhait. Si vous êtes un utilisateur de Google Drive, votre projet y trouvera facilement sa place, les deux applications étant parfaitement intégrées.

Trello

​Organiser ses tâches

Trello

Pour ne pas perdre de vue votre liste de choses à faire, vos priorités, garder un suivi de la progression de vos projets, il y a Trello. L’utilité de cette application dépendra du type de travail que vous faites et de la manière dont vous l’utilisez. Par contre, dès lors que vous commencez à travailler en équipe, si petite soit-elle, Trello commence vraiment à faire valoir son pesant d’or. C'est gratuit, hautement personnalisable et très utile De plus, Trello vous permet de travailler davantage en mode collaboration pour accomplir plus de choses. Les tableaux, listes et cartes de Trello vous permettent d'organiser vos projets et de définir leur ordre de priorité de façon amusante, souple et enrichissante.

Conclusion

​Plusieurs applications présentées ci-dessus permettent une utilisation sans frais. Mais comme toute bonne chose à un prix, il faut s’attendre à débourser quelques dollars pour accéder à toutes les fonctionnalités des SaaS (Software as a Service). Toutefois, la plupart ​incluent un ensemble d'options gratuites qui apportent de réels bénéfices aux professionnels ambitieux qui souhaitent véhiculer une image de professionnalisme inconditionnel.

​Il arrive parfois que l'utilisation de nouvelles applications ou de sites ​ne soit pas aisée. Certaines possèdent des menus élaborés, tandis que d’autres sont tellement simplifiés que l’on doit s’adapter aux options réduites offertes.

Dans les cas où​ une application ​présente un plus ​haut niveau de complexité, les nombreux tutoriaux peuvent accélérer l’apprentissage. Donc, avant de mettre de côté un outil précieux que vous maîtrisez difficilement, vérifiez les ressources d’aide en ligne. C'est ​en prenant le temps de vous familiariser avec les caractéristiques d'une application​ que vous ​pourrez ensuite en maîtriser l'utilisation.

​Si vous connaissez des applications inédites qui gagnent à être connues, n'hésitez pas à nous en faire part dans la section des commentaires ci-dessous.

​Vous avez ​trouvé ​ces recommandations de sites et d'applications utiles? Partagez-les avec vos collègues et amis!

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