Les applications indispensables des professionnels

Dernière mise à jour: Février 2022

Si vous êtes souvent débordé par le travail, par vos projets personnels ou par la recherche de nouveaux défis, il y a de bonnes chances que vous souhaitiez profiter d'outils productifs pour accomplir vos tâches. Et lorsque l’on a beaucoup à faire, il est tout à fait naturel de vouloir travailler sans perdre du temps tout en obtenant des résultats de qualité, n’est-ce pas? 

Chaque jour, une panoplie d'applications originales font leur entrée dans le vaste monde numérique qu'est le Web. Puisque les options offertes en ligne s'avèrent innombrables, il peut parfois être difficile de repérer les meilleurs choix à faire.

Pour vous aider, nous vous présentons dans ce qui suit, des outils très pratiques pour valoriser votre travail en maximisant votre temps et vos ressources. Ces outils se trouvent sur Internet, dont plusieurs sous la forme de services ou d’applications sans frais. Par ailleurs, notre sélection inclut des outils simples à utiliser qui proposent également des tutoriaux instructifs pour un apprentissage autonome et rapide.

12 outils incontournables pour travailler de manière efficace et productive

Visualiser ses idées et projets
Lucidchart

Vous avez eu une excellente idée et vous désirez illustrer les différentes étapes pour les partager avec votre équipe? Bonne nouvelle, vous pouvez le faire en quelques instants avec Lucidchart qui est une application disponible en ligne et qui permet de rapidement créer des diagrammes variés. Cet outil a l'avantage de vous permettre de visualiser des idées complexes plus rapidement et plus clairement tout en collaborant avec les autres. Vos projets peuvent ainsi prendre une forme évolutive afin de schématiser un plan détaillé pour en faire une réalité.

Planifier efficacement ses rencontres
Calendly

Avez-vous déjà vécu une situation où vous deviez organiser une rencontre pour laquelle trouver un créneau convenable pour tous nécessitait d'incessants allers-retours par email? Heureusement, avec Calendly cette époque est révolue. Cette application vous simplifie réellement la vie, car la planification des rencontres s'effectue en proposant uniquement des disponibilités compatibles avec l'ensemble de vos agendas. Les réunions sont donc planifiées sans conflit et de plus, les rappels sont envoyés automatiquement à vos invités afin personne n'oublie la rencontre. Et, si vous avez à re-planifier, tous vos invités reçoivent immédiatement une notification de Calendly. Quoi de mieux pour optimiser son temps?

Numériser ses documents partout

Genius Scan

Puisque les appareils dédiés à la numérisation ne sont pas toujours accessibles lorsqu’on en a besoin, il faut savoir qu’il est possible d’avoir une application sur son téléphone qui s’en charge. En effet, rien de mieux que de pouvoir numériser ses documents rapidement pour les exporter en format JPEG ou PDF. L'application Genius Scan est très simple à maîtriser. Il suffit d’une seule capture du document à numériser à partir de la caméra de son téléphone et le tour est joué! Comme par magie, l’application détecte toute seule les bords du document en plus de produire une qualité d’image de loin supérieure à celle des photos. Ensuite, on peut rogner l’image, grouper plusieurs pages, envoyer et sauvegarder automatiquement les documents dans son téléphone pour ne pas les perdre.

Traduire ses textes

DeepL

Cet outil de traduction est aussi rapide et plus efficace que celui des géants renommés tels que Google et Microsoft. Plus précis et nuancé que les autres, DeepL fournit un service de traduction en ligne qui permet de traduire onze langues formant 110 combinaisons de langue à langue. Le système identifie la langue rapidement et automatiquement, puis traduit les mots dans la langue de votre choix en essayant d'ajouter des expressions linguistiques naturelles. Très pratique et quasi parfait, on peut parfois s’y méprendre avec les traductions exécutées avec une expertise humaine.

Noter sur un tableau blanc numérique

Milanote

Si vous avez l’habitude de prendre des notes sur des «post-it», de faire des listes de tâches, de suivre étape par étape la progression de vos projets, Milanote vous donnera un sérieux coup de pouce. Tout comme un tableau blanc, on peut y organiser ses idées, enregistrer du texte, noter des liens trouvés sur le web, gérer des tâches simples et y télécharger des images. En fait, Milanote est une application intuitive qui devient très utile dans les projets créatifs où l’on veut rassembler à un même endroit des réflexions, des visuels, des textes et autres. Puisque l’on peut se servir de l’application depuis son téléphone ou son ordinateur, on a l’impression d’avoir un tableau rempli d’inspiration qui nous suit partout.

Sécuriser ses mots de passe

LastPass

Avez-vous plusieurs applications nécessitant des mots de passe dont vous devez vous rappeler? La sécurité en ligne est-elle importante à vos yeux? Si oui, le mieux est de débuter avec un gestionnaire de mots de passe fiable comme LastPass. Si vous n'utilisez pas déjà un gestionnaire de mots de passe, vous utilisez probablement soit les mêmes mots de passe sur de nombreux sites Web ou sinon vous avez des notes, documents ou des chiffriers où tous vos mots de passe sont écrits. Ces deux options constituent une pratique dangereuse pour votre sécurité en ligne. Avant toute chose, assurez-vous d’utiliser un gestionnaire de mots de passe. Last pass résoudra ce problème de sécurité et vous facilitera grandement la vie.

Gérer son réseau de contacts

Hubspot CRM 

Pour le professionnel qui aime accroître son réseau, Linkedin regorge de possibilités. Par contre, si vous êtes de ceux qui préfèrent garder un oeil sur l’évolution de ses contacts, Hubspot offre de nombreux avantages sur Linkedin. Par exemple, plus besoin d’avoir la carte d’affaires d’une nouvelle relation en main pour obtenir son numéro de téléphone. Hubspot vous permet de centraliser les coordonnées et les échanges avec votre réseau à un seul endroit qui est accessible de votre portable, tablette et ordinateur. De plus, il y a de nombreux autres avantages dont les outils marketing, les formulaires, les mails et bien d’autres qui permettent de garder un contact continu avec des collègues, prospects, clients et autres.

Vérifier ses textes

Grammarly

Si la qualité de vos écrits vous tient à coeur, Grammarly vous donnera un sérieux coup de main. L'application d'écriture gratuite de Grammarly vous permet de vérifier le contenu de vos messages, vos documents avant qu’ils atteignent l’étape de la publication au grand public. C’est un outil indéniablement précieux pour s’assurer d’avoir des textes clairs, sans erreur qui ont un impact significatif. Avant de publier quoique ce soit ou d’envoyer un document important, vérifiez-le!

Obtenir des images professionnels

Canva

Canva est au contenu visuel ce que Grammarly est au contenu textuel: un outil incontournable. Pour la création d’images à insérer dans un rapport ou infographies destinées aux réseaux sociaux, cette application peut dépanner très rapidement. Elle est simple à utiliser et fournit des images professionnelles en quelques minutes qui peuvent être téléchargées dans des formats variés tels que jpeg, pdf, png, etc. Par ailleurs, Canva regorge d’images qui vous permettront de dynamiser vos photos et infographies en visuels époustouflants. De plus, vous pouvez préparer un curriculum vitae professionnel avec les modèles de CV gratuits que propose Canva.

Personnaliser sa papeterie

Vistaprint

Vous tenez à ce que votre matériel graphique bénéficie d’une présentation visuelle de qualité? Vous aimeriez commander des cartes arborant votre logo, de la papeterie personnalisée à vos couleurs, des invitations imprimées sans l’aide d’un graphiste? Eh bien, vous pouvez faire tout ça sur Vistaprint en choisissant parmi les centaines de modèles déjà prêts que vous pouvez personnaliser selon vos préférences.

Emporter ses dossiers partout

Google Workspace

Que ce soit pour des données à compiler sur un chiffrier, une présentation à préparer ou un document à créer, Google Workspace rassemble tout ce qu’il vous faut sur le Cloud. Par ailleurs vous pouvez l’utiliser pour discuter avec des collègues (Google Meet) ou pour travailler sur des dossiers (documents, chiffriers, présentations, etc.) en mode partage. En ajoutant à cela Gmail pour échanger des messages et Google Agenda pour gérer les activités à son agenda. Drive pour obtenir un espace de stockage sur le cloud, on obtient un véritable ordinateur personnel disponible partout.

Organiser ses tâches

Trello

Pour ne pas perdre de vue votre liste de choses à faire, vos priorités, garder un suivi de la progression de vos projets, il y a Trello. L’utilité de cette application dépendra du type de travail que vous faites et de la manière dont vous l’utilisez. Par contre, dès lors que vous commencez à travailler en équipe, si petite soit-elle, Trello commence vraiment à faire valoir son pesant d’or. C'est gratuit, hautement personnalisable et très utile. De plus, Trello vous permet de travailler davantage en mode collaboratif pour accomplir plus de choses. Les tableaux, listes et cartes de Trello vous permettent d'organiser vos projets et de définir leur ordre de priorité de façon amusante, souple et enrichissante.

À quoi s'attendre avec les applications?

Plusieurs applications présentées ci-dessus permettent une utilisation sans frais. Mais comme toute bonne chose à un prix, il faut s’attendre à débourser quelques dollars pour accéder à toutes les fonctionnalités de ces outils numériques. Toutefois, la plupart incluent un ensemble d'options gratuites qui apportent de réels bénéfices aux professionnels ambitieux qui souhaitent véhiculer une image de professionnalisme inconditionnel.

Il arrive parfois que l'utilisation de nouvelles applications ou de sites ne soit pas aisée. Certaines possèdent des menus élaborés, tandis que d’autres sont tellement simplifiés que l’on doit s’adapter aux options réduites offertes.

Dans les cas où une application présente un plus haut niveau de complexité, les nombreux tutoriaux peuvent accélérer l’apprentissage. Donc, avant de mettre de côté un outil précieux que vous maîtrisez difficilement, vérifiez les ressources d’aide en ligne. C'est en prenant le temps de vous familiariser avec les caractéristiques d'une application que vous pourrez ensuite en maîtriser l'utilisation pour en profiter pleinement.

Si vous connaissez des applications inédites qui gagnent à être connues, n'hésitez pas à nous en faire part dans la section des commentaires ci-dessous.

Vous avez trouvé ces recommandations de sites et d'applications utiles? Partagez-les avec vos collègues et amis!