Bien communiquer: Une priorité pour réussir au travail

Publié par chassedetalents le

Personne n’y échappe, nous sommes tous jugés en fonction de notre façon de communiquer sur nos idées, nos valeurs, nos compétences, nos forces, nos faiblesses et notre potentiel en général. Impossible de contourner ce phénomène, la communication est essentielle dans la vie de tous les jours, que ce soit pour donner ou recevoir de l’information.

Peu importe votre emploi ou votre secteur d’activité, vous aurez toujours besoin de solides compétences en communication. Que vous appeliez des clients, que vous ayez une réunion avec des collègues, que vous envoyiez un courriel à votre partenaire, que vous rédigiez un rapport ou que vous discutiez avec vos amis, votre capacité à vous exprimer et à entendre les autres influencera indéniablement votre destinée.

Par ailleurs, une récente recherche menée en Amérique du Nord et en Europe dans plus de 100 sociétés a révélé des hausses de production de l'ordre de 20% à 25% pour les organisations avec des employés bien connectés. L'importance d'une bonne communication ne fait pas de doute, au delà de l'individu, elle impacte même la performance des sociétés.

La communication au travail

Comment rapidement améliorer ses compétences en communication

Il va de soi que dans un contexte de travail, une bonne communication permet de s'assurer que les attentes soient claires et que les points de vue soient entendus. Conséquemment, les gens se sentent respectés, chose qui contribue à garder des relations professionnelles saines.

Pour découvrir les différentes manières d'améliorer vos compétences en communication et de les mettre en valeur, nous avons préparé ce qui suit.

Opter pour la bonne méthode de communication

Il s’agit ici de choisir la meilleure forme de communication pour une situation particulière, que ce soit une discussion en personne, un appel, une visioconférence, un courrier électronique, un SMS, etc.

On sait tous par exemple qu’un appel vocal peut faire toute la différence dans la réception et la compréhension de votre message, surtout si on le compare à un bref SMS.

Faire preuve d’écoute active

L'écoute active peut vous aider à recueillir les informations dont vous avez besoin, à réduire les erreurs de communication, à établir des relations et à bien collaborer avec les autres.

Cette forme de communication consiste à écouter attentivement ce que l'on vous dit, à saisir l'intention de l'interlocuteur et à percevoir les sentiments et les émotions de la personne qui parle.

Si vous attendez votre tour pour répliquer ou si vous écoutez uniquement pour obtenir ce que vous pensez avoir besoin dans une interaction, vous ne pratiquez pas l'écoute active.

Lorsque vous pratiquez l'écoute active, votre attention est entièrement centrée sur celui ou celle qui parle. Vous prêtez attention non seulement aux mots de votre interlocuteur, mais aussi à son ton, à son langage corporel et à tout autre signe. 

ASTUCE

  • Pour écouter activement, établissez un contact visuel avec la personne qui parle, tournez-vous vers elle, hochez la tête et réagissez par des expressions faciales appropriées. Vous devez également vous intéresser aux paroles prononcées. Par exemple, prenez des notes, posez des questions, reformulez ce qui vient d’être dit et proposez des solutions ou des suggestions. La clé d’une bonne écoute active : soyez authentique et véritablement intéressé par les échanges !

Mettre l’accent sur la clarté du message

Généralement un message qui est clair remplit ses objectifs s’il est bien dit et s’il est bien compris. Donc, dès le départ, avant même de communiquer il faut savoir ce que vous souhaitez que votre interlocuteur sache.

Voulez-vous le mettre au courant d'un projet en cours ? Lui demander de faire quelque chose pour vous ? Résoudre un conflit ou un problème de communication ? Lui faire savoir qu'il a fait un excellent travail ? 

Une fois que vous avez défini votre objectif, assurez-vous qu'il transparaît clairement dans votre communication. Au besoin, si vous n'êtes pas sûr que votre message a été bien reçu, vous pouvez toujours le confirmer en demandant ce qui a été compris.

Tenir compte de votre interlocuteur 

Il se peut qu’un message rapide sur Slack à un collègue soit la meilleure formule, mais pour un client, un courriel professionnel pourrait s’avérer la méthode de communication plus appropriée.

Aussi soyez conscient des différences que les gens peuvent avoir lorsqu'il s'agit de traiter ou de transmettre des informations. Par exemple, si dans un travail d'équipe des collaborateurs sont malentendants, envisagez des options de communication accessibles, comme un logiciel de réunion vidéo avec sous-titrage.

Choisir le meilleur moyen de transmettre un message

Il s’agit ici de déterminer le moyen le plus facile de communiquer clairement un message.

Prenons l’exemple du courrier électronique qui nécessite plusieurs paragraphes d'informations pour décrire une situation. Dans certains cas, on peut planifier une rencontre en personne pour discuter d'un sujet difficile ou une présentation pour partager des informations complexes.

Prendre en compte vos aptitudes et vos préférences

Avez-vous du mal à expliquer les choses par écrit ? Êtes-vous anxieux lorsque vient  le temps de parler en public

Si vous avez l'impression qu'un courriel ou une présentation constitue le meilleur moyen de faire passer votre message, préconisez la façon de faire qui vous met le plus à l’aise. Après tout, vous ne gagnerez pas grand chose à donner des explications orales lorsque les bons mots vous viennent difficilement à la bouche.

Même chose pour la rédaction d’un compte rendu, si vous n’avez aucune inspiration littéraire, ne maîtrisez nullement la grammaire, l’orthographe ou la ponctuation. L’objectif est de communiquer le plus aisément possible afin de faciliter la compréhension pour votre audience.

Ajuster le ton

Vous devrez également adapter votre ton au contenu de votre communication. S'agit-il d'une situation grave ou d'une interaction avec une personne que vous ne connaissez pas bien ? Si c’est le cas, restez plus formel. S'agit-il d'une situation pour laquelle vous ne voulez pas que l'autre personne soit trop stressée ?

Adoptez un ton décontracté, mais uniquement si votre relation le permet.

Dans un environnement de travail, optez pour le ton professionnel ou formel et vous ne ferez jamais de faux pas. Écrivez des phrases complètes, en utilisant majuscules et ponctuations appropriées.

Même si la plupart des gens comprennent les SMS, les abréviations, les émoticons et autres, ils peuvent semer la confusion. Rien ne vaut des communications professionnelles pour être perçu comme tel !

Observer le langage non verbal

Aussi étonnant que cela puisse paraître, votre visage et votre langage corporel peuvent être plus éloquents que vos mots. Il faut savoir que lorsque les mots et les expressions ne correspondent pas, ce sont les expressions qui gagnent. 

Le langage corporel représente une partie importante de la communication. Ceci se résume à la façon dont vous vous tenez et vous exprimez autant en parlant qu’en écoutant. On observe le langage non verbal par la position, la posture, les expressions faciales et les mouvements d’une personne.

ASTUCES

Pour bien décoder le langage non verbal, portez une attention particulière à ces quatre instances :

  • Le langage non verbal de la personne à l’écoute
    Savoir interpréter avec exactitude le langage corporel de son auditeur est un atout important. En étudiant les expressions faciales, la posture et même les gestes, on peut repérer des indices sur la direction à prendre avec la discussion. Les signes non verbaux peuvent aussi laisser entrevoir si un interlocuteur a une perception positive ou non de ce qu’il entend.
  • Le langage non verbal de la personne qui parle
    Vous pouvez apprendre beaucoup du langage corporel de quelqu'un lorsqu'il vous parle d'une idée, d'un projet ou d'un problème qui s'est présenté. Pour en savoir plus sur les émotions qui animent un individu, il suffit d’examiner la façon dont il se positionne, bouge ou gesticule. Ce sont des indices qui ajoutent calme, nervosité, réserve, colère ou autre à ses mots.
  • Votre propre langage non verbal à l’écoute
    Par souci d’éviter toute confusion, il faut s’assurer d’utiliser un langage non verbal en harmonie avec le langage verbal. Par exemple, vous ne voulez pas que la personne qui vous parle pense que vous êtes en colère contre elle parce que vous froncez les sourcils en écoutant.
  • Votre propre langage non verbal en parlant
    Êtes-vous souriant  et gardez-vous un ton décontracté ? Votre interlocuteur percevra probablement ce que vous dites comme un message positif. Si au contraire, vous détournez le regard ou gigotez sur votre chaise, on risque de penser que vous êtes nerveux ou que vous manquez d’assurance.

Le langage non verbal est important pour que les gens se sentent à l'aise avec vous. C’est pourquoi établir un bon contact visuel pourra instaurer la confiance.

Si vous n'êtes pas sûr des gestes appropriés pour une situation donnée, un petit truc consiste à refléter le langage corporel de l’autre personne. Ainsi, la connexion aura tendance à se former plus rapidement.

Pour conclure, l'art  de la communication est l'une de ces compétences pour lesquelles les gens ont tendance à croire qu'ils sont soit bons, soit mauvais. Toutefois, même si vous croyez ne pas être doué pour transmettre vos messages, sachez qu’il est possible de vous améliorer. L’une des meilleures façons d’y parvenir est de s’exercer souvent tout en vérifiant que l’information a bien été transmise et reçue! 

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Catégories : Coaching

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